みなさん、こんにちは！
ライトウェル マーケティング担当の志田です。

多くの企業で、Microsoft 365の各種サービスを安全に使うため、従業員情報のID管理基盤として Microsoft Entra ID(旧称 Azure Active Directory)を活用しているかと思いますが、運用の中で、このような課題に直面していませんか？

• ID登録時にメールアドレスの体系や部署名などのフォーマットに入力ルールがなく、登録者や登録した時期によって内容にばらつきが生じやすい 
• ID登録を終えても、M365を利用いただくにはそのライセンス付与や初期設定が別途必要なので、手間がかかる
• 個人用の業務アカウント(メール、社内ポータル、各種ツールの利用IDなど)を持たない従業員の情報はExcelなどで別途管理しており、情報の一貫性が保ちにくく、管理も煩雑
  

今回は、IT担当者が抱えるこうした課題をカバーできる仕組みとして、Entra ID未登録者も含めた全従業員のID情報をより正確かつ効率的に管理する『IDM』 と、その情報が反映された電話帳機能およびその操作方法についてご紹介いたします！

『IDM』で実現できること

『IDM』は、Entra IDやM365と連携しており、『IDM』で行ったIDの登録・更新内容は、その内容に応じて、これらのシステムにも自動的に反映される仕組みです。たとえば、Entra IDへの情報登録はもちろん、M365のライセンス発行などの処理が自動化されます。

登録・更新方法はシンプルで、入力ミスを防ぐ工夫がされているため、IT担当者だけでなく、現場の担当者も権限に応じて自身の情報や新規参画者の情報を簡単に編集できます。

また、Entra ID未登録者に加えて各種リソースの登録・管理も可能なため、全従業員を対象に「誰がどのリソースを使えるのか」が明確になり、情報管理に安心感をもたらします。

【魅力① 現場で正しく情報を登録・更新できる設計】

• メールアドレスなどのフリー入力項目には入力ルールを設定し、誤入力時には注意書きが表示され、ミスを防止。
• 名称が固定されている項目はマスタ管理で選択式とし、表記ゆれを防止。
• 利用サービスを申請する際、「Entra ID利用」を選択したときにのみ「M365利用」が選べるなど、画面表示を制御して誤操作を防止。
• 各項目には補足説明のヘルプアイコンを設置。

正確性と簡易性を両立した設計により、これまでIT担当者が担っていた煩雑な登録・更新作業も、現場主導で負担感なく処理できるようになり、役割の分散によって運用負荷が根本的に軽減されます。
なお、登録項目についても、企業やグループの運用実態に応じて柔軟にカスタマイズできるため、不要な入力を省き、最小限の手間で効率的な運用を実現します。

＞＞IDの登録・更新方法についてくわしくはこちら

【魅力② IT環境を持たない職種の従業員や共有リソースも一元管理】 

• 受付や現場作業員など、個人で業務アカウントを持たないEntra ID未登録者も登録可能(登録時に「Entra ID利用」を選択しなければ、不本意に連携されることはありません)。
• 共有メールボックスや会議室、備品などのリソース情報も登録可能。

人とモノの管理を一体化することで、担当者の明確化やセキュリティ対策、リソースの無駄遣いを防止します。

電話帳機能：全従業員の情報をツリー表示＆検索可能に

『IDM』に登録された従業員情報は、電話帳機能を使って組織ツリー形式で確認することができます。各従業員の所属や役職などが一目でわかるため、「誰に相談すればよいか」「誰がどのチームにいるのか」といった情報が把握しやすく、社内コミュニケーションの活性化にもつながります◎

参考として、「新しく立ち上がるグループ企業間の共同プロジェクトで、開発を共に担当することになったグループ企業B社の開発部門・第1プロダクトグループのリーダー 佐藤さんに初めて連絡を取る」という例をもとに、実際の電話帳画面での操作方法を見てみましょう！
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1. メニュー部にある「▶電話帳」 ＞「組織別表示」 をクリック

2. 表示された組織ツリーから、B社の▶をクリックして展開

3. 続けて、開発部門→第1プロダクトグループの順に▶をクリックして展開

4. リーダーの佐藤さんを見つけたら、氏名の部分をクリック

5. プロフィール画面に遷移するので、メールアドレスをクリック

\ 宛先に佐藤さんが入った状態で、メール作成画面が自動的に開く /

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ちなみに、第1プロダクトグループには同じ名字の佐藤太郎さんも在籍していましたが、今回はリーダーの佐藤さんということで、役職情報を手がかりに対象を正しく判断できました！

Point>
★会社・部門・部署・役職・携帯連絡先などが整理されて表示されるため、多角的な観点から人物を特定できる
★組織別だけでなく場所別表示にも対応しており、拠点が多いグローバル企業にも最適
★電話番号からの逆引き検索にも対応

『IDM』が、正しく・統一された情報を登録できる仕組みを備えているからこそ、電話帳としての信頼性も高まり、従業員が日常のコミュニケーションや情報確認の際に安心して活用できる手段となります◎

おわりに：
『IDM』は、従業員・リソースの情報を整える“実務ベース”の管理基盤

Entra IDは、M365の利用に不可欠な情報基盤ですが、実際の運用は煩雑になりがちです。

『IDM』は、こうした課題をカバーしつつ、Entra IDやM365と連携しながら、現場主導でも“無理なく正確に、運用実態に即した情報を登録・更新”できる仕組みを提供します。
また、個人でIT環境を持たない職種の従業員や、リソースの管理にも対応しており、『IDM』さえ適切にメンテナンスしておけば、人とモノの情報を一元的に整えることができます。

さらに、本ソリューションは、CSVによる一括登録にも対応しているため、導入時のハードルもぐっと下がりますよ◎

★Entra ID運用をもっとラクにしたい方
★グループ企業を含む従業員・リソースの情報統制を進め、内部のコミュニケーションを円滑にしたい方

みなさんにとって、『IDM』が有効な選択肢となれば幸いです。

次回は、『IDM』を通じて、利用者に提供したいサービスの登録から、その利用実績レポートの集計までを一元的に行える「サービスの管理とシステムの自動登録」について、今回と同様に操作手順を交えてご紹介します。
そちらもぜひご覧くださいね(^^)/

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