みなさん、こんにちは！
ライトウェル マーケティング担当の志田です。

• 入社や異動が重なるタイミングでは、夜間にひとりで数十人分の業務アプリケーションや社内システムのライセンスを手作業で割り当てている
• 部門ごとのライセンス利用状況を正確に把握するため、複数のExcelや管理ツールを引っ張り出して申請履歴や名簿を追い、社員ごとに突き合わせる必要がある
• 確認対象が多くなると“本当に全部見きれているかな…”と不要なアカウントがしっかり消えているか不安になる瞬間がある

このようなID・ライセンス管理業務に負担を感じているIT担当の方、いませんか？

Microsoft365をはじめとする業務アプリケーションに加え、社内で利用するサービスが増えていくほど、ライセンスの発行や棚卸といった管理業務はますます複雑になり、それに比例して工数も膨らんでいきます。
結果として、必要以上に高額なプランを誤って割り当ててしまうことや、管理の精度に揺らぎが出て経理部門から利用実績についての問い合わせが発生する、ということも。さらに、削除漏れのアカウントにより余分なライセンス費用が発生し、最悪の場合には情報漏洩などのセキュリティ事故につながる可能性も否めません。

こうした状況の根本には、「誰がどのサービスを使えるか」を意識しながらライセンスを手作業で発行し、「誰がどのサービスを使っているのか」を把握するために複数の管理画面を人手で横断して確認するなど、各種の管理業務が人に頼らざるを得ないという構造的な課題があります。
どれだけ注意していても、限られた時間と体制の中で、気力や体力でカバーし続ける“人のがんばり”に依存した運用では、どうしても抜け漏れが発生しやすく、作業負荷も大きくなります。そのような状況下で見落としのリスクをゼロにするのは、なかなか難しいですよね。

『IDM』で実現できること

上述したような課題を根本から解決する手段として活用できるのが、弊社ライトウェルが自社開発したソリューション・『IDM』です。

『IDM』はM365やEntra IDなどと連携しており、『IDM』上で登録・更新したID情報が、それらに自動で反映される仕組みになっています。操作画面は直感的で使いやすく、申請ミスが生じにくい工夫のもと設計されており、現場主導でID情報を管理できるだけでなく、サービスの申請・更新を行うことも可能です。
従業員自身で必要なサービスを選択肢から選んで申請し、承認者による許可後、各サービスのライセンスが本人に自動的に発行される流れを実現できます◎

このように、申請から承認、利用開始までが一貫して『IDM』上で管理されることで、その記録も自動的に残り、初めから「どこの・誰が・何を・どのプランで・いつ利用開始したのか」が明確に紐づいた状態となるため、IT担当者への依存や管理負担を大幅に軽減できます。

ちなみに、利用停止処理も簡単で、ユーザー管理画面で対象者を選び、「停止」をクリックするだけで、利用停止と同時にライセンスも無効化されます。これにより、退職者や未使用アカウントの放置といったリスクが平時から抑えられるほか、棚卸の際に不要ライセンスが混在することも減り、より正確な利用実態の把握に役立ちます。

※利用停止の具体的な操作手順は、こちらのブログの「統合ID管理の操作方法（①管理者権限保有者ができること）」をご確認ください。

利用サービス申請と棚卸の実行方法

このように、サービスのライセンス発行や棚卸が圧倒的に楽になり、ヒューマンエラーや余剰なコスト、セキュリティリスク発生の抑制にもつながる『IDM』。
ここからは、実際に現場監督者や従業員本人がサービスを申請し、IT担当者がその利用実績を棚卸するまでの具体的な流れをご紹介します！

たとえば、異動先の部署では生成AIの活用が進んでおり、自分も Microsoft 365 Copilot の利用が必要になったとします。
そのようなとき、まず『IDM』にログインし、「マイアカウント」画面を開いて「利用サービス」をクリックします。その後、利用可能なサービスの一覧から Microsoft 365 Copilot を選ぶだけで、申請は完了です◎
承認されると通知メールが届き、利用を開始することができます。

※サービス申請の具体的な操作手順は、こちらのブログの「統合ID管理の操作方法（②すべての利用者ができること）」をご確認ください。
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※承認の具体的な操作手順は、こちらのブログの「ご参考までに：申請承認の操作方法（利用承認者/費用承認者ができること）」をご確認ください。

そして、このような利用実績の棚卸は、以下の手順で簡単に実行できます。=======================================================

1. 左側のメニュー部にある「▶部門情報管理」 ＞「利用サービス棚卸」 をクリック

2. 「ダウンロードデータを選択してください」と書かれたボックスを展開し、
   「利用サービス」を選択

3. 「ダウンロード」をクリック

4. 確認ダイアログが表示されるので、「はい」ボタンをクリック

\ データファイルがダウンロードされます /

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★まとめ：ライセンス発行から棚卸（利用実績の把握）までの流れ★

おわりに：『IDM』が支える、IT担当者のスマートな業務運用

『IDM』を活用することで、これまでの煩雑なID・ライセンス管理業務が大幅に簡略化され、冒頭のお悩みも以下のように解決されます。

★ ライセンス発行業務を現場主導にしつつ、正確性も担保

『IDM』は、M365やEntra IDへの自動反映の仕組みとミスが起きにくい画面設計を持つことで、利用サービスの申請～承認を現場で完結することができ、IT担当者の手間と確認作業を大きく減らすことができます。
“属人的な運用”から脱却し、業務が自然と無理なく分散される状態が実現します。

★ 棚卸の根拠となる記録が、『IDM』上に一元化

誰がどのサービスをいつから使っているか…といった利用状況が『IDM』に自動で記録されるため、複数の情報源を突き合わせる手間がなくなります。これにより、棚卸の精度がより高まり、経理部門からの問い合わせ対応もスムーズに。部門側にも納得感をもって配賦ができるようになります。

★ 必要なときは速やかにアカウント停止ができ、余分なコストやリスクを抑制

『IDM』では、未使用アカウントおよび付随した利用サービスのライセンス停止を簡単に行うことができ、従業員の退職時などには『IDM』一か所でID停止処理さえ行えば、棚卸時に不要なライセンスの利用状況が紛れ込むことがなくなり、余分なコストやセキュリティリスクを回避できます。

日々多忙なIT担当の皆さんの負担を軽減しながら、全社的に納得感のあるIT活用を進める第一歩として、ぜひ『IDM』の導入をご検討ください(◌˘ᵕ˘◌)

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